Hızla büyüyen işletmeler ve operasyonel ekiplerle yıllarca çalıştıktan sonra, kurucu ortaklar Joe Wolin ve Onurhan Ozturk tekrarlayan bir zorlukla karşılaştılar: Şirketler giderek daha fazla araç kullanıyor ancak operasyonel açıdan daha az netlik elde ediyordu.
Bir sistem envanteri takip ediyordu. Diğeri satın almaları yönetiyordu. Tedarikçi iletişimi e-postada yürütülüyordu. Onaylar sohbet üzerinden yapılıyordu. Satış ve operasyon ekipleri ayrı kayıtlardan çalışıyordu. İş büyüdükçe, operasyonel tabloya güvenmek zorlaştı.
WorkFish, pratik bir hedefle yola çıktı: özellikle operasyonel karmaşıklık arttıkça, genellikle ayrı duran iş akışlarını bir araya getirerek şirketlerin çalışma şeklini basitleştirmek ve modernize etmek.
Envanter, tedarik ve operasyonel işler için geliştirilen bütünleşik bir platform, tedarik zinciri faaliyetlerini tek bir sistemde birleştirir. WorkFish; kaynak bulma, satın alma, envanter ve varlık yönetimi ile operasyonel iş akışlarını tek bir güvenilir bilgi kaynağında buluşturur.
Bu önemlidir; çünkü operasyonlar, birbiriyle ilişkili bilgiler birbirine bağlandığında en iyi şekilde yürütülür. Bir tedarik kararı, tedarikçi kayıtlarıyla ilişkilendirilmelidir. Bir satın alma siparişi, stok ihtiyaçlarını ve mevcut bütçeyi yansıtmalıdır. Mal kabul işlemi, operasyonel görünürlüğü güncellemelidir. Bir sözleşme, gelecekteki satın alma faaliyetleriyle bağlantılı olmalıdır. Onay süreçleri kolayca takip edilebilmelidir.
Ekipler Teklif Talepleri (RFQ) oluşturabilir, tedarikçileri davet edebilir, Tedarikçi Portalı üzerinden yanıtları toplayabilir, fiyat matrislerini inceleyebilir ve daha avantajlı ya da dezavantajlı fiyatları görsel olarak belirginleştiren bir ısı haritası kullanarak teklifleri karşılaştırabilir. Satın alma uzmanları; manuel olarak ihale kararı verebilir, otomatik karar mekanizmalarını kullanabilir veya işi farklı tedarikçiler arasında paylaştırabilir.
Ekipler satın alma taleplerini, onayları, satın alma siparişlerini, tedarikçi kayıtlarını, bütçe takibini ve talepten satın almaya kadar görünürlüğü yönetebilir. Birden fazla talepten bir satın alma siparişi oluşturulabilir, böylece ilgili talepler tek bir kontrollü satın alma işleminde bir arada tutulur.
Bütçeler projelere atanabilir veya satın alma siparişleri genelinde kullanılabilir, bu da ekiplerin neyin kullanıldığını, neyin mevcut kaldığını ve gelecek satın almalar için neyin ayrıldığını takip etmelerine yardımcı olur. Bu, proje sahiplerine ve finans ekiplerine fatura gelmeden önce taahhüt edilen harcamalar hakkında daha net bir görünüm sunar.
Bir satın alma siparişi tamamlandığında, kullanıcılar tedarikçiyi değerlendirebilir ve tamamlanan işlemi gelecekteki kararlar için tedarikçi performans verilerine dönüştürebilir.
WorkFish'teki tedarik iş akışını anlamanın en iyi yollarından biri videoyu izlemektir.
Depo ve İşlemler uygulamaları, envanter ihtiyaçlarını doğrudan satın alma eylemlerine bağlayarak Envanterden Satın Almaya iş akışını destekler. İş akışı, stok görünürlüğünden veya bir ikmal ihtiyacından satın alma talebine, satın alma siparişine, mal kabulüne ve envanter güncellemesine kadar ilerleyebilir.
WorkFish, toplama listeleri, stok transferleri ve stok ayarlamaları gibi işlemleri desteklediği için ekipler, envanter hareketlerini sadece statik stok verileri olarak değil, gerçek operasyonel hareketler olarak takip edebilir. Bu, stokun neden değiştiğini, nereye taşındığını ve satın alma faaliyetlerinin gerçek operasyonel ihtiyaçlarla eşleşip eşleşmediğini anlamaları gerektiğinde önemlidir.
Ekipler projeleri, departmanları, iş akışı kurulumunu, görevleri, rolleri, izinleri, konumları ve ekipler arası faaliyetleri yönetebilir. WorkFish, her ekibi tek bir katı sürece zorlamak yerine, şirketin gerçekte nasıl yapılandırıldığını yansıtabilir.
Modern bir operasyonel platform, çevresindeki sistemlerle uyumlu bir şekilde çalışmalıdır. WorkFish; Açık API yetenekleri, QuickBooks ve DocuSign entegrasyonları ile web, mobil ve masaüstü uygulamaları üzerinden erişim imkanı sayesinde birbirine bağlı bir ekosistemi destekler.
Açık API yetenekleri, ekiplerin WorkFish'i harici sistemlere ve özel iş akışlarına bağlamasına yardımcı olur. QuickBooks entegrasyonu, muhasebe ve finans devrini destekler. DocuSign entegrasyonu, sözleşme imzalama ve onaya hazır sözleşme iş akışlarını destekler. Bu entegrasyonlar birlikte, WorkFish'in başka bir izole araç olmak yerine mevcut iş sistemi ortamının içinde yer almasına yardımcı olur.
Web, mobil ve masaüstü erişimi, dağıtık ekiplerin ofisler, depolar, lokasyonlar ve saha operasyonları arasında bağlantıda kalmasına yardımcı olur. Mobil onaylar ve bildirimler, her zaman bir masa başında çalışmayan yöneticiler ve operatörler için özellikle önemlidir.
WorkFish, dar kapsamlı nokta çözümleri ile kapsamlı kurumsal yazılım paketleri arasında bir konumda yer alır. Bu konumlandırma önemlidir; çünkü operasyonel ekiplerin genellikle hem derinliğe hem de kullanım kolaylığına aynı anda ihtiyacı vardır.
Odoo, modüler iş uygulamaları alanında yararlı bir referanstır. NetSuite ve Acumatica; operasyon, envanter ve satın alma süreçlerinin daha kapsamlı iş sistemleri içinde nasıl yer alabileceğini göstermektedir. Tradogram; fiyat teklifi talepleri (RFQ), tedarikçi portalları, onay süreçleri ve envanter yönetimi gibi tedarik iş akışları açısından önem taşır. ServiceNow, iş akışı düzenleme (orkestrasyon) konusunda bir referans noktasıdır. Coupa, Ivalua, SAP Ariba ve GEP ise kurumsal tedarik çözümleri paketlerinin sunduğu kapsamı ve derinliği ortaya koymaktadır.
WorkFish kurumsal düzeyde bir özellik seti sunarken, aynı zamanda daha basit bir kullanıcı deneyimi, daha hızlı benimsenme süreci ve operasyonel karmaşıklık artmadan büyüyebilen bir ekosistem sağlamak üzere tasarlanmıştır. Amaç, yeteneklerden ödün vermek değil; gelişmiş iş akışlarının, orta ölçekli ve büyük ölçekli ekipler tarafından fiilen kullanılmasını kolaylaştırmaktır.
Fark sadece WorkFish'in birden fazla modüle sahip olması değil. Fark, bu modüllerin birlikte çalışmak üzere tasarlanmış olmasıdır.
Birleşik bir operasyonel platformun temel değeri budur: ekiplerin tedarikçi bulma ve teklif taleplerinden satın alma siparişlerine, envanter görünürlüğüne, onaylara, sözleşmelere, faturalara, bütçelere, tedarikçi performansına ve raporlamaya kadar tüm akışı yönetebildiği tek bir ekosistem.
Bu sürüm, WorkFish'in daha geniş vizyonu doğrultusunda atılmış önemli bir adımdır: tedarik, envanter, kaynak bulma, satış ve operasyon süreçlerini kapsayan 24'ten fazla uygulamaya sahip, birbiriyle bağlantılı tek bir platform.
Bir sonraki adım, RFI ve RFP ürünlerini tamamlayarak WorkFish'i daha kapsamlı bir "Kaynaktan Sözleşmeye" (Source-to-Contract) ve "Kaynaktan Ödemeye" (Source-to-Pay) iş akışına dönüştürmektir. Bu sayede ekipler; tedarikçi keşfi ve yeterlilik değerlendirmesinden başlayarak RFQ, RFP, sözleşme, satın alma siparişi, mal kabulü, fatura görünürlüğü, muhasebeye aktarım ve raporlama süreçlerini tek ve entegre bir çalışma ortamında yürütebileceklerdir. Yol haritası, sırf yeni özellikler eklemek adına birbirinden kopuk modüller geliştirmeye değil, sürecin yaşam döngüsünü tamamlamaya odaklanmaktadır.
